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Anzahlungsrechnung - Beachtenswertes

Wer privat eine Anzahlung leistet, erhält in der Regel eine Quittung. Im normalen Geschäftsalltag bekommt der Auftraggeber vom Auftragnehmer eine Anzahlungsrechnung. Sind alle Leistungen erbracht, wird eine Schlussrechnung gestellt. In Quittungen und Rechnungen dokumentierte Anzahlungen müssen darin exakt berücksichtigt werden.

In der Schlussrechnung muss die Anzahlungsrechnung Berücksichtigung finden.
In der Schlussrechnung muss die Anzahlungsrechnung Berücksichtigung finden.

In der Geschäftswelt gehören Anzahlungen zum Alltag. Beim Verrechnen mit den Schlusszahlungen passieren viele Fehler. Das Finanzamt weiß sich die Fehler der Rechnungssteller zunutze zu machen. Im schlimmsten Fall müssen Sie Umsatzsteuer doppelt überweisen.

Anzahlungsrechnung - der Fiskus sieht genau hin

Der Fiskus verlangt von Unternehmern ein exaktes Abrechnen von Umsatzsteuern aus Warenlieferungen und Leistungen. 

  • Bei einer Betriebsprüfung werden Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen genau unter die Lupe genommen. Haben Sie Anzahlungen falsch verrechnet, befinden Sie sich schon in der Umsatzsteuerfalle.
  • Doch derartige folgenreiche Fehler lassen sich mit wenig Aufwand souverän vermeiden. Anzahlungen und Abschlagszahlungen stehen regelmäßig für Zahlungen nicht erbrachter Leistungen. Als Leistende veranlassen Sie Zahlungen an den Leistungsempfänger. Ihr Vertragspartner hat seine Gegenleistung noch nicht erbracht. Bekannt ist das als schwebendes Geschäft.
  • Obwohl keine umsatzsteuerliche Leistung aus Sicht des Umsatzsteuergesetzes erbracht wurde, unterliegen die Anzahlungen der Umsatzsteuerpflicht. Zu entrichten ist Umsatzsteuer aus einer Anzahlungsrechnung nur für die tatsächlich vereinnahmten Entgelte.
  • Das Umsatzsteuergesetz (§ 18 UStG) regelt die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung …

Die Schlussrechnung korrekt erstellen

  • Für Kleinunternehmer gelten einige Ausnahmen bezüglich der Umsatzsteuerpflicht. Sie können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen und somit auf den Vorsteuerabzug verzichten. Sie stellen dann eine Rechnung ohne Ausweis der Umsatzsteuer. Ein vorsteuerabzugsberechtigter Leistungsempfänger benötigt für die Zahlung und Vorsteuerabzug eine Anzahlungsrechnung.
  • Wenn bei Anzahlungen Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer erstellt werden, ist die Schlussrechnung jeweils um die Positionen Anzahlungen und Umsatzsteuer zu vermindern. Werden mehrere Anzahlungen geleistet, darf der Rechnungssteller die gesamten Anzahlungen und die dazu gehörige Umsatzsteuer in einem Gesamtbetrag absetzen.

Eine falsche Schlussrechnung sollten Sie vermeiden, da Sie sonst mit Steuer- und Zinsnachzahlungen rechnen müssen. Umgehen können Sie das, wenn Sie eine falsch erstellte Rechnung später noch berichtigen. Ihr Auftraggeber muss von Ihnen eine Voraussetzung für die Rechnungsberichtigung erhalten. Im Gegenzug fordern Sie die ursprüngliche Rechnung zurück. Wurde beim Rechnungsempfänger der Vorsteuerabzug berichtigt, erstattet das Finanzamt bereits gezahlte Umsatzsteuer. 

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