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Anleitung - Inhaltsverzeichnis mit Word erstellen

Hin und wieder benutzt der Homo digitaliensis neben seinem E-Mail-Programm und einem Internet Browser auch die Software, die es ihm erlaubt einen Brief an die Oma zu schreiben. Da er des Schreibens von Hand kaum noch mächtig ist, hilft ihm dabei je nach Prägung entweder Microsofts Word oder der kostenlose Writer aus der Open Office Suite. Besonders schlaue Exemplare dieser Gattung, die man vor allem in der Umgebung von Fachschulen und Universitäten finden kann, greifen bei der Benutzung dieser Software auf eine praktische Funktion zurück – das automatische Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses.

Inhaltsverzeichnisse - kein Problem mit dem MS Word
Inhaltsverzeichnisse - kein Problem mit dem MS Word

Was Sie benötigen:

  • einen PC
  • MS Word

So funktioniert das Inhaltsverzeichnis in Word: Wenn Sie einen längeren Text schreiben, untergliedern Sie ihn sehr wahrscheinlich in irgendeiner Form. Bei einem Roman könnten das Kapitel sein und bei einem wissenschaftlichen Text oder Sachbuch unterteilen sich Kapitel weiter in Abschnitte und zuletzt Paragraphen. Diese Einteilung vorausgesetzt, haben Sie es nun mit drei verschiedenen Ebenen zu tun, die hierarchisch gegliedert sind, nämlich erstens Kapitel, zweitens Abschnitte und drittens Paragraphen. Diese Struktur können Sie MS Word "mitteilen". Hat es alle nötigen Ebenen mit Ihrer Hilfe erfasst, können Sie mit einem Klick ein perfektes Inhaltsverzeichnis mit allen Seitenzahlen erstellen. Und so geht's.

Vorbereiten und Erstellen des Inhaltsverzeichnisses

  • Wenn Sie wissen, welcher Teil Ihres Textes Kapitel, Abschnitt und Paragraph werden soll, dann wählen Sie in der Menüleiste den Reiter "Ansicht" und darin den Punkt "Gliederung". Nicht erschrecken, wenn Ihr Text plötzlich anders aussieht, es ist nichts verändert worden. Achtung, in Ihrer Menüleiste hat sich etwas verändert. Es ist nun ein kleines Textfenster zu sehen, welches von einfachen und doppelten Pfeilen flankiert wird. 
  • Wenn Sie auf das kleine Dreieck (nicht einen der Pfeile) klicken, steht dort "Textkörper", "Ebene 1",  "Ebene 2" und so weiter.  Sie ahnen es, das sind die hierarchischen Ebenen. Ebene 1 entspricht der höchsten Ebene, in Ihrem Falle also der Kapitel-Ebene, Ebene 2 der zweithöchsten, also Abschnitte usw. 
  • Sie müssen nun mit der Maus den Schreibcursor in die Zeile bringen, die bei Ihnen die Kapitelüberschrift ist. Wenn diese durch eine Absatzmarke ordentlich vom Text abgetrennt wurde, registriert Word diese Zeile als Ebene 1, sobald Sie in dem kleinen oben erwähnten Textfenster "Ebene 1" anklicken. Markieren Sie die nächst tieferen Ebenen Ihres Textes entsprechend mit "Ebene 2" usw. Achtung: Text ist gleich "Textkörper".
  • Haben Sie alle entsprechenden Überschriften markiert, schalten Sie unter dem Menüpunkt "Ansicht" auf "Seitenlayout" zurück. Alsdann setzen Sie den Cursor ganz an den Anfang des Textes und klicken im Menü auf "Einfügen", "Referenz" und dann "Index und Verzeichnisse". Im jetzt angezeigten Dialog wählen Sie den Reiter "Inhaltsverzeichnisse". 
  • Dort können Sie Ihr Inhaltsverzeichnis feinjustieren. Wichtig ist, dass die Anzahl der Ebenen im Dialog mit der tatsächlichen Anzahl Ihres Textes übereinstimmt. Dann müssen Sie nur noch <Ok> klicken und Ihr Verzeichnis erscheint.  Sollte Fließtext im Inhaltsverzeichnis erscheinen, dann wurde dieser Text versehentlich als "Ebene" anstatt als "Textkörper" gesetzt. Gehen Sie dann kurz über "Ansicht" in die "Gliederung" zurück und berichtigen Sie die Zuordnung.

Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses in Word

  • Da immer wieder einmal Änderungen vorgenommen werden, verschieben sich die Seitenzahlen oder es kommen neue Überschriften hinzu. Statt das Verzeichnis zu löschen und neu zu erstellen, Rechtsklicken Sie ins Inhaltsverzeichnis und wählen "Felder aktualisieren". Bisweilen wird gefragt, ob Sie nur die Seitenzahlen oder das ganze Verzeichnis aktualisieren wollen. Aber die Antwort auf diese Frage kennen nur Sie selbst.  
  • Hinweis: Formatierungen wie "unterstrichen", "kursiv" oder "fett gedruckt" werden bei der Erstellung nicht berücksichtigt.  
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