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Access-Webdatenbank erstellen - so geht's

Die Microsoft Software Access ist ein Datenbankmanagementsystem, mit dem Sie verschiedene Datenbanken erstellen und verwalten können. Sie können unter anderem auch eine Webdatenbank erstellen. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten über das Internet freizugeben.

Verwalten Sie beispielsweise Ihre Geschäftskontakte in einer Datenbank.
Verwalten Sie beispielsweise Ihre Geschäftskontakte in einer Datenbank. © Ginover / Pixelio

Was Sie benötigen:

  • Microsoft Access
  • Internetanschluss
  • SharePoint-Zugang

Bereiten Sie das Erstellen einer Webdatenbank in Access vor

  • Mit dem Datenbankmanagementsystem Access von Microsoft können Sie die unterschiedlichsten Datenbanken zu verschiedenen Zwecken anlegen. 
  • Mit Access 2010 haben Sie viele verschiedene Möglichkeiten, die eine reine Desktopdatenbank nicht hat. Eine dieser Möglichkeiten ist das Anlegen einer Webdatenbank. Zum Beispiel können Sie Makros nicht nur in VBA (Visual Basic) programmieren, sondern in einer neuen Entwurfsumgebung mit IntelliSense erstellen und betrachten. 
  • Aufgaben, Daten, Mittelwerte und Summen können Sie in der neuen Version in Datenmakros und Gruppenfunktionen in Berichten zusammenfassen. Darüber hinaus verfügt Access 2010 über neue und verbesserte Steuerelemente, Layout- und Datenansichten, mit denen Sie Datenbankobjekte entwerfen, ansteuern und navigieren können. 
  • Bevor Sie jedoch eine Webdatenbank in Access 2010 erstellen können, sollten Sie einige vorbereitende Prozeduren durchführen.
  • Legen Sie einen Verwendungszweck für die Datenbank fest. Ein klarer Verlaufsplan Ihres Projektes hilft Ihnen beim Erarbeiten der Details für den Entwurf. Auf diese Weise können Sie passendere Entscheidungen treffen.
  • Da Sie in einer Webdatenbank keine verknüpften Tabellen verwenden können, sollten Sie sich vorher die benötigten Informationen bereitlegen und sortieren. Um externe Daten zu verwenden, müssen Sie diese im Vorfeld in die Datenbank importieren. Achten Sie darauf, Ihre Daten vor Entwurfsbeginn richtig anzuordnen, denn so können Sie etwaige Anpassungen später am Entwurf vermeiden.
  • Um einen Entwurf zu veröffentlichen, benötigen Sie SharePoint. Legen Sie dazu Ihre SharePoint Website fest.
  • Das frühzeitige Planen von Sicherheitsmaßnahmen in SharePoint ist ebenfalls ratsam, denn so können Sie die Maßnahmen zum Schutz Ihres Entwurfes später einfacher integrieren.

Erstellen Sie eine Webdatenbank in Access 2010

Wenn Sie die vorbereitenden Maßnahmen abgeschlossen haben, können Sie sich nun endlich an das eigentliche Erstellen der Webdatenbank machen.

  1. Entscheiden Sie, ob Sie eine leere Webdatenbank erstellen oder eine Vorlage verwenden möchten. Wenn Sie eine Webdatenbank für einen bestimmten Zweck verwenden möchten, können Sie sich vielleicht Zeit sparen, indem Sie eine Vorlage verwenden. Öffnen Sie Access und wählen Sie eine der angezeigten Vorlagen "Posten", "Gemeinnützig", "Projekte", "Kontakte" oder "Probleme und Aufgaben". Falls Sie eine leere Webdatenbank erstellen möchten, klicken Sie einfach auf "leere Webdatenbank" im Startbildschirm von Access 2010.
  2. Geben Sie in der Zeile unterhalb der Vorschauansicht den Namen Ihrer Datenbank ein. Wählen Sie mithilfe des Symbols daneben einen passenden Speicherort aus und klicken Sie auf "Erstellen", um Ihre Webdatenbank in Access 2010 anzulegen.
  3. Bestücken Sie nun Ihre neue Webdatenbank mit Webtabellen, um neue Informationen hinzuzufügen. Dazu gehen Sie in der Tabelle neben dem Feld "ID" auf "Zum Hinzufügen klicken". 
  4. Schreiben Sie dann den Namen des Feldes hinein und drücken Sie die "Enter" Taste. Somit gelangen Sie dann gleich in das nächste Feld. Wenn Sie ein berechnetes Feld hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein leeres Feld und wählen Sie im Drop-Down-Menü die Option "Berechnetes Feld". 
  5. Wählen Sie dann einen Typ aus, wie zum Beispiel "Datum", "Währung" oder "Ja / Nein". Geben Sie dann einen entsprechenden Ausdruck ein oder generieren Sie einen mit dem Ausdrucksgenerator, indem Sie auf die entsprechenden Komponenten drücken, und klicken Sie auf "Ok". 
  6. Legen Sie danach Gültigkeitsregeln für die Daten fest.
  7. Wenn Sie Ihre Daten eingegeben haben, können Sie eine Abfrage erstellen, um diese als Datenquelle für Ihre Berichte und Formulare verwenden. Gehen Sie auf die Registerkarte "Erstellen" und wählen Sie dann "Abfrage" aus. 
  8. Nun müssen Sie die Tabellen aussuchen, die Sie als Quellen verwenden möchten. Klicken Sie auf die Tabelle und anschließend "Hinzufügen". 
  9. Wenn Sie alle Tabellen hinzugefügt haben, klicken Sie auf "Schließen". 
  10. Fügen Sie nun Beziehungen zwischen den einzelnen Tabellenbestandteilen hinzu, indem Sie auf den Namen  Wenn Sie die Tabellen durch Doppelklicken hinzufügen erstellen Sie gleichzeitig Beziehungen zwischen den Tabellen. 
  11. Fügen Sie die entsprechenden Felder der Entwurfsansicht am unteren Bildschirmrand hinzu und legen Sie Kriterien fest. 
  12. Speichern Sie Ihre Arbeit.
  13. Um Ihre Datenbank zu veröffentlichen, gehen Sie auf "Datei" und klicken Sie auf "Speichern und veröffentlichen". Machen Sie dann einen Doppelklick auf "In Access Services veröffentlichen". 
  14. Führen Sie eine Kompatibilitätsprüfung durch. Geben Sie in Access Services die Adresse Ihres SharePoint-Servers ein und die Webadresse, die die Datenbank haben soll. Klicken Sie dann auf "In Access Services veröffentlichen".

Nutzen Sie auch die verschiedenen anderen Optionen wie Clientabfragen oder Formulare erstellen, indem Sie auf die entsprechenden Optionen klicken und den Anweisungen folgen oder selbst Objekte und Prozeduren erstellen.

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