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Abwesenheitsnotiz erstellen - so geht's

Im Beruf sollten Sie immer erreichbar sein. Das lässt sich am besten per Mail realisieren. Die Kommunikation mit Firmen oder einem speziellen Kundenklientel ist daher für Sie sehr wichtig. Sollten Sie diese für einen längeren Zeitraum nicht aufrechterhalten können, müssen Sie deshalb unbedingt eine Abwesenheitsnotiz erstellen.

Erstellen Sie für Ihre Kontakte eine Abwesenheitsnotiz, wenn Sie nicht erreichbar sind..
Erstellen Sie für Ihre Kontakte eine Abwesenheitsnotiz, wenn Sie nicht erreichbar sind..

Erschaffen Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihre Kontakte

Es gibt Zeiträume, in denen Sie nicht ansprechbar sein werden. Dafür sollten Sie als Information eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Diese bekommen Ihre Kontakte als Autoresponse.

  • Eine Abwesenheitsnotiz sollte nur für einen längeren Zeitraum verfasst werden.
  • Geben Sie hierbei die dafür relevanten Auskünfte an. Ein Vermerk auf die genaue Periode Ihres Fernbleibens ist sehr sinnvoll.
  • Fügen Sie gegebenenfalls Informationen über berufliche Gründe an. Seminarreisen können somit auch für Ihre berufliche Weiterbildung sprechen.
  • Verweisen Sie in Ihrem Schreiben auch an einen Stellvertreter. Dessen Kontaktdaten sollten Sie hier nun auch angeben. Regeln Sie in diesem Zuge auch gleich eine Weiterleitung an diesen Vertreter.

So können Sie den Vermerk in Outlook erstellen

Outlook Express ist das führende Mailserviceprogramm, welches vor allem bei beruflichen Kontakten verwendet wird. Und so können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz userfreundlich und schnell in diesem Programm erstellen.

  • Als Erstes verfassen Sie eine neue Nachricht.
  • Danach gehen Sie im Reiter „Optionen“ auf „Format“ und wählen die Option „nur Text“ aus.
  • Tragen Sie diesen im Anschluss hier ein. Vergeben Sie bitte lediglich einen Betreff, jedoch keinen Empfänger.
  • Speichern Sie jetzt unter „Microsoft Office“ Ihre Nachricht ab. Verwenden Sie dabei das .oft-Format. Dies steht für eine Outlook-Vorlage.
  • Nun schließen Sie alle Nachrichten und wenden sich folgend Ihrem Posteingang zu.
  • Hier klicken Sie „Extras“ an und wählen die Option „Regeln und Benachrichtigungen“.
  • Als Nächstes suchen Sie im erscheinenden Assistenten den Punkt „Regel ohne Vorlage“. Setzen Sie bei der Auswahl „die nur an mich gesendet wurde“ ein Häkchen.
  • Im Anschluss daran können Sie „Aktion(en)" auswählen. Hierbei markieren Sie die Option „diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten“ mit einem Haken.
  • Kurzerhand später suchen Sie auf Ihrem Rechner nach der Pfadstruktur Ihrer Abwesenheitsnotiz. Öffnen Sie Ihren vorher gespeicherten Text.
  • Zum Abschluss legen Sie nun noch eventuelle Ausnahmen fest oder stellen diesen Prozess dann einfach fertig.

Denken Sie daran, dass Sie eine informative Abwesenheitsnotiz formulieren. Nach dem Erstellen dieser generellen Antwort sollte sich Ihre Kontaktperson gut betreut fühlen. Deshalb ist eine Nennung einer Lösung in Form Ihres Ersatzes fast schon notwendig.

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