Outlook 2010 - Ihre Abwesenheitsnachricht richtig einstellen - so geht's
Eine Abwesenheitsnachricht hat für Sie viele Vorteile: Sie informieren Menschen, die Ihnen schreiben, dass ihre E-Mail angekommen ist und erklären zeitgleich, warum Ihre Antwort auf sich warten lassen wird. Das zeigt auch, dass Sie sich Gedanken machen, egal ob Sie Outlook privat oder gewerblich nutzen. Und so können Sie die Abwesenheitsnachricht bei Outlook 2010 einstellen:
- Starten Sie MS Outlook 2010 wie gewohnt. Jetzt gibt es zwei verschiedene Optionen eine Abwesenheitsnachricht anzulegen: Falls Sie z. B. im gewerblichen Bereich einen Microsoft Exchange Server nutzen, können Sie die Abwesenheit mit Datum und gewünschter Textnachricht unter "Datei" - "Informationen" - "Automatische Antworten" einstellen. Das Menü ist dabei selbsterklärend.
- Im privaten Bereich müssen Sie einige Schritte mehr unternehmen: Erstellen Sie als erstes die gewünschte Abwesenheitsnachricht, indem Sie eine neue E-Mail mit den entsprechenden Information zu Ihrer Abwesenheit bzw. der späteren Erreichbarkeit anlegen. Speichern Sie diese über das Menü "Datei" - "Speichern unter" als "Outlook Vorlage". Dafür müssen Sie nur den Dateityp in ".oft" ändern. Schließen Sie danach die neue E-Mail. Diese müssen Sie dabei nicht unbedingt sichern.
- Klicken Sie als Nächstes unter "Start" auf "Regeln" und im Untermenü auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Erstellen Sie in dem sich öffnenden Fenster eine neue Regel, um Ihre persönliche Abwesenheitsnachricht so einstellen zu können, dass Outlook 2010 automatisch auf eingehende E-Mails antwortet.
- Wählen Sie danach unten die Option "Regeln auf von mir empfangene Nachrichten anwenden" und bestätigen Sie mit "Weiter".
- Entscheiden Sie sich daraufhin durch das Setzen des Hakens für eine passende Bedingung wie z. B. "die nur an mich gesendet wurde" und klicken Sie auf "Weiter".
- Nun müssen Sie nur noch einstellen, dass eingehende Nachrichten mit "einer bestimmten Vorlage" beantwortet werden. Aktivieren Sie dafür das entsprechende Kontrollkästchen und wählen Sie ganz unten per Klick auf den Textlink die vorher von Ihnen gespeicherte Vorlage unter Outlook 2010 aus. Um die Vorlage leichter finden zu können, gehen Sie im Dateiexplorer auf "Suchen in: Vorlagen im Dateisystem". Sobald Sie die Vorlage gewählt haben, klicken Sie wieder auf "Weiter".
- Jetzt können Sie bei Bedarf bestimmte Ausnahmen festlegen und diese mit "Weiter" bestätigen.
- Bestimmen Sie zum Schluss einen passenden Regelnamen. Sollten Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben, könnten Sie den Punkt "Diese Regel für alle Konten erstellen" aktivieren. Wenn Sie nun auf "Fertig stellen" drücken, ist diese Regel sofort gültig.
- Beachten Sie, dass die automatische Antwort so lange versendet wird, bis Sie sie auf demselben Wege wieder ausschalten.
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Tipps für den Inhalt Ihrer Abwesenheitsnachrichten
- Beachten Sie bei Ihrer Abwesenheitsnachricht die richtige Rechtschreibung. Dafür können Sie auch die Rechtschreibprüfung von Outlook 2010 benutzen.
- Da Sie nicht vorher wissen, wer Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine E-Mail sendet, sollten Sie unbedingt auf eine förmliche Antwort achten.
- Wenn Sie die Abwesenheitsnachricht einstellen, sollten Sie auch präzise sagen, ab wann Sie wieder an Ihrem Arbeitsplatz oder zuhause sind.
Wichtig ist noch: wenn Sie Outlook auf keinem Server nutzen, müssen Ihr Computer und auch Outlook während Ihrer Abwesenheit eingeschaltet sein. Outlook 2010 kann nur E-Mails beantworten, wenn diese auch bei Outlook eingehen.
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