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Abweichung berechnen - so geht's in Excel

Abweichung berechnen - so geht's in Excel1:19
Video von Benjamin Elting1:19

Abweichungen zu berechnen ist in Excel mitunter notwendig, um den Überblick zu behalten, wenn das Überschreiten eines festgelegten Limits sich in vertretbaren Grenzen halten soll. So sollen bspw. Betriebskosten nicht ausufern; sie machen eine entsprechende Berechnung sinnvoll. Monatliche Ausgaben können dabei im Verhältnis zum Jahresdurchschnitt als Abweichung ausgewiesen werden, in Zahlen und optisch. Auch bei Zensuren-Statistiken lässt sich diese Berechnung effektiv anwenden.

Was Sie benötigen:

  • Excel

Formel zum Nachweisen der Abweichung aufstellen

Von einer einfachen Differenzrechnung bis hin zum "Wenn-und-Aber", eine Abweichung zu berechnen ist gar nicht so schwer. 

  1. Für das Ausweisen der Abweichung in Excel erfassen Sie alle Werte in einer Tabelle.
  2. Dann legen Sie die Zeile oder Spalte fest, in der nach dem Berechnen die Abweichung geschrieben werden soll. Geht es um die einfache Differenz, subtrahieren Sie das entsprechende Tabellenfeld vom anderen. Die Formel dafür könnte so aussehen: =A1-B1. Diese ziehen Sie dann in der Spalte abwärts und erhalten z. B.  =A2-B2, =A3-B3 usw.
  3. Das Berechnen der Abweichung zu einem festen Wert kann ebenfalls wichtig sein. Diesen können Sie direkt in die Formel integrieren, oder Sie reservieren für eine unkomplizierte Änderung dafür eine Zelle Ihrer Tabelle. Da könnte die Formel wie folgt aussehen: =fester Wert-A1, =fester Wert-A2 usw. Wenn Sie den festen Wert in einer Zelle Ihrer Tabelle ausweisen möchten, ist beim Kopieren der Formel das Dollarzeichen zum Fixieren wichtig. =A1-C$1, =A2-C$1, =A3-C$1 usw. C$1 ist dabei der feste Wert. Ändern Sie einmal diesen Wert, so werden sofort alle Ergebnisse angepasst.
  4. Mit einer Wenn-Bedingung können Sie beim Berechnen der Abweichung Bedingungen einfügen. Sie fügen in Excel bei der Option “Formeln“ eine Funktion ein. „Wenn“ zählt zum Bereich Logik. Es öffnet sich die Maske „Funktion einfügen“. Hier wählen Sie „Wenn“ aus. Nach dem OK öffnet sich nun eine Maske für „Funktionsargumente“.
  5. Bei  “Prüfung“ definieren Sie für Ihre Abweichung vor dem  Berechnen das Verhältnis zum festen Wert.
  6. Die nächste Zeile ist für die Berechnung vorgesehen. Hier subtrahieren Sie die entsprechenden Felder.
  7. In der dritten Zeile definieren Sie, was in Excel passieren soll, wenn die Berechnung nicht zutrifft, bei diesem Beispiel ist es nichts „““  bzw. das Wort “super“.
  8. Sie rechnen nun =WENN(A1>C$1;A1-C$1;""). Jetzt berechnen Sie nur die Werte, die Ihren festen Wert C$1 überschreiten. Wenn die Zahl kleiner ist, wird durch „““ ein leeres Feld dargestellt. Zwischen diesen Gänsefüßchen können Sie ebenfalls ein Wort schreiben, das dann in Ihrer Tabelle erscheint. =WENN(A1>C$1;A1-C$1;"super"). Durch die Formatierung der Zellen als rechtsbündig stehen dann Wort und Zahl in der Spalte untereinander.
  9. Es werden die Werte ausgewiesen, die größer als der feste Betrag sind und Sie könnten so z. B. alle Kostenüberschreitungen anschließend summieren. 

Diese Formelbeispiele für das Berechnen von Abweichungen lassen sich weiter ausbauen und abwandeln. Sie sind sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich hilfreich.

Nach dem Berechnen das Ergebnis farblich formatieren

Die Abweichung berechnen ist das eine. Das Ergebnis optisch auffällig zu gestalten, ist ebenfalls sehr sinnvoll und schafft Klarheit.

  1. Sie formatieren die entsprechenden Tabellenfelder zum Beispiel grün.
  2. Nun behalten Sie die Markierung aller Abweichungen (Zeile oder Spalte) bei.
  3. Dann öffnen Sie „Start/Bedingte Formatierung“ und können dort die Zeile oder Spalte mit den Abweichungen optisch auffällig betonen und z. B. durch eine rote Fläche die Aufmerksamkeit darauf lenken.
  4. Sie klicken „Neu Formatierungsregel“ an und wählen „Nur Zellen formatieren, die enthalten“ aus.
  5. Jetzt können Sie die Regelbeschreibung bearbeiten. Neben dem Feld „Zellwert“ scrollen Sie bei „zwischen“ „größer als“ bspw. in dieses Feld und legen daneben den Bezugswert fest.
  6. Bei Formatierung können Sie die Füllfarbe auswählen, z. B. rot, und sehen bei der  Vorschau die Wirkung.
  7. Der „Manager für bedingte Formatierung“ zeigt Ihnen Ihre Einstellungen an. Hier können Sie ebenso Regeln löschen und erneut bearbeiten, sowie den Bereich für die Auswertung neu definieren.

Nun stechen Kostenüberschreitungen mithilfe des Berechnens der Abweichung und deren Auswertung leuchtend rot ins Auge.

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