Ablagesysteme im Büro - so organisieren Sie sich richtig

Funktionierende Ablagesysteme selbst erfinden

• Sie sind es leid, dass Sie im Büro ständig nach wichtigen Papieren suchen? Die Zeit der Suche hätten Sie sicherlich für wichtigere Dinge nutzen können. Erfinden Sie doch mal eigene Ablagesysteme. Hierzu müssen Sie nur in sich gehen und überlegen, welches System für Sie einen Sinn ergibt.
• Ablagekörbe können zum einem gestapelt werden, weshalb sie wenig Platz benötigen und zum anderem können hier die Unterlagen nach Kategorien eingeteilt werden: Zu erledigen, Abklären mit dem Vorgesetzten, Ablage, auf Rückruf oder Antwort von Kunden warten, wichtige Informationen usw.. Mit diesem System haben Sie im Büro wenigstens Ihre Papiere im Griff.
• Wenn Sie laufend Terminaufgaben zu erledigen haben, dann können Sie sich Mappen kaufen, die entweder die Möglichkeit bieten, die Papiere nach dem Tag einzuordnen (diese sind von 1. bis 31. sortiert) oder farbliche Markierungen besitzen. Diese können Sie zum Beispiel auch für Wochentage nutzen, falls an besonderen Tagen wiederkehrende Aufgaben zu verrichten sind.
• Das A und O bleiben Ordner. Ordner können nach den unterschiedlichsten Kategorien sortiert werden und deren Inhalt kann zudem mit zahlreichen Trennern abgeteilt werden.

Im Büro Ordnung halten

• Wenn Sie sich nun für ein Ablagesystem entschieden haben, müssen Sie es nur noch schaffen, dieses auch einzuhalten. Das beste Ablagesystem hat keinen Sinn, wenn es nicht ausgeführt wird.
• Wenn Sie im Büro täglich viele Dokumente zum Ablegen in Ordner haben, dann können Sie sich diese Arbeit vereinfachen, indem Sie sich der oben genannten Ablagekörbe bedienen. Anhand derer können Sie die Papiere in Kategorien vorsortieren. Das Ablegen in Leitz-Ordner gestaltet sich in der Folge zeitsparender.
• Nutzen Sie Ihr eigenes Ablagesystem immer sofort! Legen Sie niemals ein Papier auf die Seite, das Sie in eine Mappe oder in einen Ablagekorb legen könnten. Auf diese Art können Sie Chaos auf Ihrem Schreibtisch vermeiden.